Wie ich mit drei Tools meinen ganzen Newsletter automatisiert habe

Kein Marketing-Stack, kein Funnel-Aufbau. Drei Werkzeuge, ehrlich beschrieben.

8 Minuten Lesezeit · von Björn Puls

Mein Newsletter geht jeden Sonntag raus. Eine spirituell-praktische Reflexion, manchmal länger, manchmal kürzer, immer aus meiner eigenen Woche. Ich habe ein paar tausend Leserinnen, fast alles Frauen Ü45, viele in heilberuflichen Kontexten.

Bis vor anderthalb Jahren brauchte ich für jede Ausgabe drei bis vier Stunden. Schreiben, formatieren, in die Newsletter-Software übertragen, Bilder finden, Vorschau prüfen, fertigmachen, planen. Inzwischen sind es 60 bis 90 Minuten, und das Schreiben selbst ist davon mit Abstand der längste Teil — was ja auch sein soll.

Was sich geändert hat: ich nutze drei Werkzeuge, die einen Großteil des Drumherum übernommen haben. Ich beschreibe sie hier ohne Affiliate-Links, ohne Werbung, ohne irgendein „so musst du es machen". Es ist einfach, wie es bei mir aussieht — vielleicht hilft es dir.

Werkzeug 1 — Obsidian für Ideen-Sammlung

Während der Woche notiere ich kleine Gedanken, Beobachtungen, Sätze aus Gesprächen, Stellen aus Büchern. Früher landeten die in fünf verschiedenen Apps und auf Zetteln. Heute landet alles in einer Obsidian-Notiz mit dem Namen Newsletter-Ideen.

Was Obsidian für mich besonders macht: alles bleibt lokal auf meinem Rechner. Es gibt keine Cloud-Synchronisation (außer ich bezahle dafür extra). Das fühlt sich richtig an für rohe, halbverdaute Gedanken.

Sonntag früh setze ich mich hin, scrolle durch die Liste und suche mir einen Gedanken aus, der gerade lebendig ist. Den Rest lasse ich stehen — er kommt nächste Woche oder übernächste dran, oder nie, das ist auch okay.

Werkzeug 2 — Claude als Sparringpartner

Den ausgewählten Gedanken bringe ich in einen ersten, holprigen Entwurf. Den kopiere ich rüber zu Claude (man könnte auch ChatGPT nehmen) und stelle eine sehr spezifische Frage. Nicht: „Schreib mir einen Newsletter." Sondern: „Hier ist mein Entwurf. Welcher Satz davon ist überflüssig? Wo werde ich abstrakt, wo bin ich konkret? Welcher Übergang stockt?"

Claude antwortet nüchtern, oft hilfreich. Manchmal erwischt es einen Punkt, den ich übersehen habe. Manchmal ist die Antwort daneben und ich werfe sie weg. Es ist kein Schreiber, es ist ein Lektor. Das ist ein wichtiger Unterschied.

Was es nicht tut: für mich schreiben. Ich habe Newsletter gesehen, bei denen man auf den ersten Satz merkt, dass eine KI das rausgelassen hat. Glatt, generisch, eine Spur zu enthusiastisch. Das vermeide ich, indem ich Claude nur bei der Bearbeitung dazuhole, nie beim Schreiben selbst.

Werkzeug 3 — Kit für Versand und Automatisierung

Wenn der Text fertig ist, kopiere ich ihn in Kit (früher ConvertKit). Kit ist meine Newsletter-Software seit etwa drei Jahren. Vorher war ich bei Mailchimp und davor bei MailerLite — Kit ist die ruhigste und mächtigste Variante, die ich gefunden habe.

Was Kit für mich automatisiert:

• Willkommens-Sequenz für jede neue Eintragung — fünf Mails über zwei Wochen, in denen ich neue Leserinnen an meine Arbeit heranführe. Die habe ich einmal geschrieben und seitdem nur noch zweimal überarbeitet.
• Tagging — wenn jemand auf einen bestimmten Link klickt (zum Beispiel zu einem meiner Kurse), wird die Person automatisch markiert, und ich sehe in Zukunft, wer wirklich interessiert ist.
• Saisonale Kampagnen — meine Adventsreihe geht jedes Jahr automatisch raus. Ich habe sie 2022 geschrieben und jedes Jahr ein paar Stellen aktualisiert.

Das alles brauchte einen Nachmittag pro Sache zum Einrichten. Seither läuft es im Hintergrund weiter, ohne dass ich nochmal rangehen muss.

Der Sonntagmorgen, wie er heute aussieht

Ein typischer Newsletter-Morgen bei mir:

• 9:00 Uhr. Kaffee. Obsidian aufgemacht, durch die Ideenliste gescrollt, einen Gedanken ausgewählt.
• 9:15 Uhr. Erster Entwurf — handschriftlich-tippend, schnell, ungefiltert. 30 Minuten.
• 9:45 Uhr. Pause, Bewegung, vielleicht ein Brot.
• 10:15 Uhr. Entwurf an Claude geschickt mit der Frage „was stockt?". Antwort durchgelesen, ein, zwei Stellen umgeschrieben.
• 10:45 Uhr. Text laut vorgelesen. Drei Sätze gestrichen, einen umformuliert.
• 11:00 Uhr. In Kit eingefügt. Betreff getippt. Vorschau geprüft. Auf „senden" geklickt.

Zwei Stunden insgesamt, davon ist der größte Teil tatsächliches Schreiben und Lesen — die langweiligen Drumherum-Schritte sind weggefallen.

Was ich nicht automatisiert habe

Auf Anfragen antworte ich von Hand. Wenn jemand auf den Newsletter antwortet, schreibe ich zurück. Wenn ich ein Lob bekomme, bedanke ich mich. Wenn jemand sich abmeldet (auch das passiert), geht eine kurze stille Verneigung dahin und gut.

Das ist mir wichtig. Eine Newsletter-Maschine ist mir zuwider. Was die Software übernimmt, sind die wiederholbaren Handgriffe. Was die Beziehung zu meinen Leserinnen ausmacht, mache ich selbst. Das ist die Trennlinie, an der ich entlangbaue.

Warum ich das so erzähle

Wenn dir jemand sagt, dass du „dein Business automatisieren" sollst, klingt das nach Fließband. Nach Kalt. Nach „Beziehung wird durch Software ersetzt".

So ist es nicht. Was du automatisierst, sind die Handgriffe — Versand, Erinnerung, Sortierung, Wiederholung. Was du nicht automatisierst, ist deine Stimme, deine Aufmerksamkeit, dein Umgang mit jeder einzelnen Frau, die dir schreibt.

Die drei Werkzeuge oben sind dafür nur Beispiele. Es gibt andere, die genauso gut funktionieren. Worum es mir geht: dass du ein Bild hast, wie es konkret aussehen kann, wenn du ein paar ruhige Tools sauber zusammensteckst.